在当今网络时代，查询文献资料的方法很多，上网获取资料已成当今的时尚，下载免费的论文全文（PDF格式）已是最为快捷而简便的索取资料的方式。但由于各方面条件的限制和各方面因素的影响，不能从网上得到全文的仍大有人在，而向作者索取论文也不失为行之有效的方法之一。

        在互联网、“E-mail”出现之前，人们常常用书信，特别是用明信片向论文作者索取资料。为了节省对方的时间，西方的许多国家，特别是大学和研究机关，常常事先印好明信片。但现在有了“E-mail”，情况就截然不同了。只要有“E-mail”地址，使用“reply”功能，把“PDF”格式的论文当作附件（attachment），再点击“send”。可以说，“一点即发”，不管你在世界上哪个角落，只要有“Internet”在手，数分钟内即可收到，既省力又省钱，何乐而不为”?也许有人对此尚有疑点，以下就笔者所知，予以答复。

6.7.1 能否用“E-mail”索取到文献

        也许有人会怀疑，用“E-mail”能否索取到你希望得到的资料?笔者相信，在欧美诸西方国家里，有很大的把握可以拿到。因为在研究者的心目中，读者的需要就是作者的责任和义务，也是对作者研究工作的尊重，他们会很乐意而且也是责无旁贷地把文献给你寄去。不过有时因多方面的原因（包括未收到信件、外出开会及休假等）可能迟寄或未寄遇到这种情况，你也不必客气，再发一次“E-mai!”，很客气地询问一下是否收到了索取资料的“E-mail”，而后再说明你的需要就是了。

6.7.2 应该向谁索取资料

        应该向谁发“E-mail”索取资料最有效呢?是第一作者抑或通讯作者?笔者认为两个作者均可，但以后者为佳。如果你读了章3“如何署名和书写单位地址”你就会知道，通讯作者虽然位居最后，但大多数是老板或课题负责人。他们在得到索取资料的“E-mail”以后，一般都会及时地转给负责资料的人员，让他们把资料寄出。如果你向第一作者索取，他也会毫不犹豫地把所需要的资料寄给你。但第一作者常常是研究生，在你发信索取资料时，说不定第一作者已分配到别的单位。人已经离去，而老板仍在。所以向通讯作者索取还是最佳的选择。

6.7.3怎样索取资料

        如何书写索取文献的英文“E-mail”?两个字即可概括:简明。其一，“简”就是简简单单，不说废话，否则很容易引起对方的误解。可是，笔者在中文网上看到这样撰写“E-mail”的英文范例，而且，百看不得其解。有人还推荐要这样撰写英文书信来索取所需要的文献资料，“lamagraduate student in China.l major in...As astudent，my only income is a small scholarship which is about US $ 30. 00 permonth..”。也许，这种写法完全出于急迫的心情，没有任何值得评论和非难之处，但笔者却难以认同。单从内容上看，笔者认为，这样的索取信是不可取的，而且根本不可仿照，其中，第一二句话可写可不写，无关紧要，因为你是不是“graduate student"绝非对方寄不寄资料的依据。而第三句话则是绝对不可以写的。为什么?因为索取资料与你的“income”是毫无关联、风马牛不相及的两件事。作者绝不是用你收入的高低作为标准而决定寄资料与否:收入低的就寄，收入高者就不寄。比尔·盖茨（BiGates）这位曾维持多年的世界首富，完全有可能、也完全可以理直气壮地向任何人索取文献资料，而绝非乞求。从另个角度来说，寄送自己的论文是作者应有的责任和应尽的义务，根本不存在对任何人的怜悯问题。因此，在索取资料时应该把“腰板挺直”，这样也许会收到更好的效果。当然，在信中，你可以说一两句客气话，诸如文章对你研究的重要性，对该文很感兴趣等，但绝不可为了得到一篇文章而过分吹捧，以免起“反作用”。

        其二是“明”，即是明确地提出你的要求。“E-mail”中需要写明你索求文章的全部信息，其中包括需求论文的题目、发表的杂志名、年代、卷、起止页数等。信息不全，人家不知道你需要什么，当然无法寄出。最后，不可忘记写上“Thanksforyour help”或“Thanks a1ot”等。虽属客套，但却必须，因为这是西方的一种礼貌。

        另外，还有一种情况需要说明，发表在地区性的杂志或较为冷门的杂志或刚出版发行的新杂志中的论文，它们的题目或文摘可能会被收录。因此，你可能从网上得到某些信息而向作者索取。在这种情况下，作者有可能没有论文的全文，更没有“PDF”格式的全文，当然不可能通过“E-mail”寄给你。遇到这种情况，犹如下面所引的Example2和Exam-ple4所示，你应该“一箭双雕”，两者均要。既要“reprint”，也要“PDF”格式的全文，这样可能就万无一失了。以下展示的几封“E-mail”是作者最近收到的索取文献的信文，作为“Example”，供初学者参考。但需说明一点，这些“Example"并不是范文，只是想让读者了解一下实际情况，看看在西方国家里，他们是怎样写索取信的。

        这是一篇极为简明扼要的索取文献的英文“E-mail”，全部内容只使用了一句话。十分客气地（Kindly send me...）说明了索取者的具体要求（The title of this paper andpublished journal'sname）。可以说，没有一个多余的字。不足之处是欠缺了文章的具体出处，包括年代、卷期和起止页数。一般地说，写出标题和杂志名就可以，但为了保险起见还是写明出处为佳。